いつ出勤して、いつ退勤したのかを把握するのに重要な「勤怠管理」。
勤怠管理は勤務時間を把握するほか、従業員とのトラブルを防ぐものでもあります。
しかし、未だに勤怠管理の目的がよくわかっていない、タイムカードでなんとなく時間を図っている人事の方も多いでしょう。
そこでこの記事では、勤怠管理の目的から管理項目、管理方法など、勤怠管理に関することを解説します。
この記事を最後まで読むことで、あらためて勤怠管理の目的を見直すことができ、さらに自社に合った管理方法を見つけることができます。
企業の人事担当者の方、勤怠管理でお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、出勤と退勤時間、欠勤や遅刻などを含めた出勤状況を記録したものです。
なお勤怠管理の管理方法にはタイムカードの管理や勤怠管理システムなどがあり、それぞれメリット・デメリットは異なります。
そのため勤怠管理をしているとしても、企業によってどの方法で管理しているかは異なります。
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勤怠管理の目的
勤怠管理の目的と必要性は次の3つです。
- 給与計算を正確に行なうため
- 長時間労働の防止
- 労働時間の把握
勤怠管理を行うのは従業員の労働時間を把握するだけではなく、給与未払いを防ぐ役割もあります。
勤怠管理を行わなければ正確な給与の支払い、残業代の計算などが困難になり、従業員とトラブルに発展する恐れがあります。
ここではあらためて、勤怠管理の具体的な目的と必要性を詳しくみてみましょう。
勤怠管理の目的①給与計算を正確に行うため
例えば休日出勤や残業をした場合は、その分給料が多くなります。
しかし、勤怠管理システムを導入していなければ、正確な勤務時間を把握するのは難しく、給与計算は曖昧になってしまうのです。
そうなると会社側は給与をきちんと支払っていない可能性がでてくるうえ、従業員としてもきちんと給与が支払われているのか不安になるでしょう。
そこで勤怠管理システムを導入すれば、給与計算が正確にできます。
勤怠管理の目的②長時間労働の防止
勤怠管理を導入することで、労働時間が長い従業員、各部署の労働状況について把握できます。
近年、長時間労働や残業未払いがトラブルとなっており、残業時間を減らそうと取り組んでいる会社も多いでしょう。
しかし、従業員1人1人の労働時間を把握するのは困難です。
そこで勤怠管理を導入することで労働時間がひと目でわかるようになり、改善していくことが可能になります。
長時間労働の防止は従業員の健康につながるだけではなく、離職率の低下にもつながります。
勤怠管理の目的③会社と従業員のトラブル回避
労働時間の把握ができていなければ、残業代未払いや休日出勤未払いなどのトラブルが生じる可能性があります。
たとえ会社側は支払う意思があったとしても、労働時間が把握できなければいくら支払えばよいのかわかりません。
そのため、従業員は働いた分が反映されていないとなり、会社と従業員のトラブルに発展する可能性があります。
勤怠管理を行なうことで残業代未払いなどの従業員とのトラブルを回避でき、さらに企業は従業員を尊重しているとアピールにもつながります。
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勤怠管理での管理項目
勤怠管理での管理項目は主に次の2つです。
- 1ヶ月単位の勤務状況
- 1日の労働時間
勤怠管理システムの見直しをする際、どこを重点的に見るべきなのか分からなければ導入した効果は得られません。
ここでは勤怠管理での管理項目について解説します。
勤怠管理での管理項目①1ヶ月単位の勤務状況
1ヶ月の間に欠勤をしたか、遅刻の有無、有給休暇を使用したかなど、勤務状況の把握をします。
1ヶ月単位の勤務状況を把握すれば、振替休日や代休を取得できているかの確認ができます。
欠勤や遅刻の有無は給与計算に影響してくるため、しっかりと管理していかなければなりません。
従業員の労働時間を知って健康面のケアをするには、1ヶ月単位の勤務状況は把握する必要があります。
勤怠管理での管理項目②1日の労働時間
いつ出勤したのか、いつ退勤したのかを把握することで、欠勤分の減額、そして残業代の計算を正しくできます。
特に時間外労働は深夜残業や休日出勤ともなれば、割増賃金が発生します。
その際に1日の労働時間を把握しておくことで、スムーズに計算が可能です。
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勤怠管理方法は主に3つ
勤怠管理方法は企業によってさまざまで、雇用人数や会社の大きさによって異なります。
代表的な管理方法としては次の3つです。
- タイムカード
- 勤怠管理システム
- エクセル
それぞれメリットとデメリットがあるため、まず把握してからどの方法を導入するか決めましょう。
タイムカード
タイムカードは専用のシートをタイムレコーダーに入れて打刻する方法です。
メリットとしてタイムレコーダーを購入すれば、後は紙だけで管理できるため低コストで導入できることです。
そして紙を差し込むだけであるため、誰でも簡単に使用できます。
デメリットとしてはタイムレコーダーがなければ打刻できないため、社外での業務では管理することができません。
さらに手書きによる自己申告は客観的記録にならないため、別の対処方法を考えなければなりません。
また残業時間の管理が難しく、転記をする必要があり、手間がかかります。
導入する際はコストと集計作業の手間を考える必要があります。
勤怠管理システム
勤怠管理システムはパソコンやスマートフォンと連携して管理する方法です。
打刻手段がパソコンやスマートフォン、指紋認証やGPSなどと豊富であるため、社外での業務でもスムーズに打刻できます。
給与システムとの連携もできるため、集計の手間がなく給与計算のミスも防ぐことが可能です。
ただし企業が大きければ、多くの予算が必要になる可能性があります。
さらにシステムによって操作性が大きく異なるため、導入前にしっかりとした検討が必要です。
エクセルでの管理
エクセルでの管理は数式を設定して、出退勤時間を入力するだけで自動で労働時間を算出する方法です。
数式シートは難しいイメージがあるかもしれませんが、ネット上にテンプレートが多くあるためすぐに導入可能です。
テンプレートごとに扱いやすさや特徴が異なるため、柔軟性があります。
ただし、基本的に従業員が入力するため、入力漏れやミスが起こる可能性があります。
さらに、どのパソコンからも入力できるようにすると表計算が崩れる可能性があり、1台のパソコンで共有するにしてもテレワークになると対応ができません。
定期的に計算式の見直し、給料計算のミスが起きないように工夫する必要があります。
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まとめ：勤怠管理の目的を再確認しよう！
本記事では勤怠管理をする目的から項目、勤怠管理方法を解説しました。
勤怠管理は労働時間をしっかりと把握して、間違いのない給与計算をするうえで重要なことです。
この記事を読んだ人事の方には、すでにタイムカードやエクセルによる勤怠管理を行っているものの、人手不足によりスムーズに計算ができないといったこともあるでしょう。
その場合は弊社サービスの「集客代行サービス」を利用することにより、人手不足を解消できます。
集客にかかる負担を減らせるだけではなく、自社に合った人材を見つけられます。
人手不足で勤怠管理の把握ができない、業務時間が長くなっているなどと悩んでいる採用担当者の方は、ぜひ一度ご相談くださいませ。
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