採用における日程調整の重要性、面接日程調整ツールや選び方も紹介

面接の日程調整は重要？

はい、重要です。
面接の日程調整は、面接の実施率に直接影響します。
そのため日程調整の手順を見直し、マニュアル化しましょう。

採用活動を行うにあたって、面接や書類選考ばかりに目が行きがちですが、最も重要なのが「面接の日程調整」です。

なぜなら、どんなに面接内容を磨いても、選考基準を最適化しても、面接に来る来場者が少なければ全て無意味だからです。
応募後に約半数が連絡が取れず、実際に面接に来るのはさらに半分です。これは異常な数値です。

ですが、この最悪の現状にほとんどの採用担当者は気づいていません。
もし、この数値を改善することができれば、採用コストは大幅にカットできます。
連絡が取れない受験者や、面接の日程調整までいかない受験者は能力が低かったり、やる気がないわけではありません。
連絡が取れない理由は応募後の連絡方法や、面接の日程調整が上手くできていないからです。

この記事では、そんな失敗を繰り返している人や、分かっているけどどうすればいいのか分からない採用担当者が採用活動の最適化を行えるようになる内容になっています。

採用活動は日程調整が重要

企業の採用活動のゴールはもちろん入社して長く会社で働いてもらうことです。

その中で重要になってくるのが応募数の獲得です。
どんなに優秀な採用担当者であっても応募数が担保できなければ良い人材は獲得できません。

ここで重要になってくるのが応募後に行う「面接の日程調整」です。
なぜ日程調整が重要なのかを解説していきます。

面接辞退が大幅に減少

採用担当者の課題としてよく問題に挙がるのが、応募後に連絡が取れなくなることや、面接の日程調整ができないことです。

これは応募者が、応募後にモチベーションが低下してしまったり、別の企業に応募してこちらに対しての熱意が冷めてしまったりすることで起きています。
この改善策に最も効果的なのが応募後の対応です。

応募後にすぐに連絡をすることや、連絡の対応を良くすることで大幅な改善が可能になります。

採用活動の最適化

採用活動において最もコストや人的リソースを必要としているのが「応募を獲得する」という段階です。
応募を獲得するにはさまざまな方法があります。

• 求人メディアに掲載
• 広告
• SNS
• 自社ブランディング
• YouTube

などがありますが、どれもコストやリスクが大きいです。

ですが、すでに獲得している応募から面接にいたる確率を上げるのはほとんどコストは変わらず、さらにリスクはゼロです。
新たに業務を増やすこともないのでノーリスクハイリターンの施策といえます。

大幅な採用コストのカット

上記で解説したように、採用活動で最もコストがかかるのが応募の獲得です。
ここにコストを集中させるのは得策とは言えません。

なぜなら、金額での応募獲得には限界があり、さらに絶対に大手企業には勝つことができないからです。
大手は多額の予算をかけて人材を確保しており、中小企業がそこに割って入るには難易度が高すぎます。

そのため、中小企業は採用コストをいかにかけずに人材を獲得するかが今後の経営の鍵になってきます。

そこで最適なのが「応募後の改善」です。
応募の母数を増やすのではなく、応募後の面接会場への来場数を上げていくことで、大幅な採用コストのカットが実現できます。

面接辞退を減少させる方法は？

面接の辞退を減少させるには日程調整を適切に行うことが有効です。
日程調整時に最適なコミュニケーションを行うことで、求職者に良い印象を抱かせ面接の来場率を向上させることが可能になります。

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日程調整をするときのポイント

ここまでで日程調整の大切さは理解できたと思います。
ではここからはより具体的な方法を紹介します。
応募者との日程調整をより円滑に、高確率で設定できるポイントを解説します。

1. まず感謝を伝える
2. 丁寧な対応を心掛ける

日程調整をするときのポイント①まず感謝を伝える

まず１つ目が連絡した際に応募者に感謝を伝えることです。
自社に魅力を感じて、入社したいと感じてくれた方にまずは感謝を伝えましょう。

これは精神的な話だけではなく、そういった感謝の気持ちは言葉や対応にも表面的に現れます。不安を感じながら応募してる方は、そういった対応を必ず察知します。

そこから会社に対する不満感や不安感を抱き、面接まで結び付かないということが多いので、まずは第一印象を意識してコミュニケーションを取っていきましょう。

日程調整をするときのポイント②丁寧な対応を心掛ける

２つ目は丁寧な対応を心掛けることです。
当然のことだと考えている人も多いと思いますが、応募者側の視点から考えられているでしょうか？

応募者は少しだけ興味があり、まだ入社したいと思っていないかもしれません。また、過度な期待をしているかもしれません。

そんな時に淡々と会社説明をし、日程調整をするだけでは応募者の心は掴めません。
さらに、不安に寄り添うように話すことで会社のイメージや応募者のモチベーションの向上を図ることが期待できます。

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日程調整メール4つの作成ポイント

ここでは、日程調整メールを休職者に作成する際に意識しておきたいポイントをご紹介します。

• タイトル（件目）に要件を記す
• 複数の候補日を提示する
• 日程が合わない場合、相手の希望を聞く
• 返信期日を記載する

タイトル（件名）に要件を記す

メールの件名に何のことか書いていないと、読まずに後回しにされてしまいます。

件名からメールの中身が想像できないものは、なるべく避けましょう。例えば「二次面接の日程について（株式会社○○）」のように、明らかにメールの内容が分かるタイトルを意識しましょう。

複数の候補日を提示する

面接の候補日時は、3つほど提示してあげると親切です。

もしも一つしか提示せずに相手の都合が合わなかった際に、繰り返しやり取りをしなければなりません。また、送り手の要望を押し付けるような印象を与えてしまいます。

なるべく近い日程から1週間前後先の日程まで。複数の日程を提示しましょう。

日程が合わない場合、相手の希望を聞く

提示した日程が全て相手の都合が合わなかった場合、繰り返し新たな日程を提示するのではなく、まず相手の希望を聞いてみましょう。

返信期日を記載する

いつまでに返信すべき内容か、期日を記載しておくと良いでしょう。期日が決まっていないと、ついつい後回しにしがちになってしまいます。期日を明記すれば、返信忘れの防止にもなります。

採用活動を最適化する日程調整の方法４選

ここで応募から日程調整を行い、面接会場までの来場者数を増やす極秘の裏ワザを解説します。

1. 応募後にすぐ連絡する（メールor電話）
2. 応募をさかのぼって再度連絡する
3. 土日や祝日も対応する
4. こまめにコミュニケーションをとる

採用活動を最適化する日程調整の方法①応募後にすぐ連絡する（メールor電話）

応募後はすぐに連絡してください。

なぜなら、応募者の入社への熱意は時間と共に冷めてくるからです。
応募から連絡するまでの時間で、面接の来場者数が決まるといっても過言ではありません。連絡手段はメールでも電話でも構いません。（おすすめは電話です。）

つまり「鉄は熱いうちに打て」ということです。

採用活動を最適化する日程調整の方法②応募をさかのぼって再度連絡する

応募後に連絡が繋がらず、結局流れてしまったことは多いのではないでしょうか？おそらく応募後すぐにやる気がなくなったか、別の会社に興味を持った可能性が高いです。

ここでほとんどの人は諦めてしまいますが、応募を増やすために連絡がつかなかった人にも何度もコミュニケーションをとりましょう。
その時に入社する気がなくても、また入社意欲が高くなるかもしれません。

その小さな可能性に取り組むことが、応募数を劇的に増やす秘密があります。

採用活動を最適化する日程調整の方法③土日や祝日も対応する

応募者は平日ではなく、土日や祝日に求人を見て応募するケースが多いです。

ですが、ほとんどの企業は土日や祝日の対応を行っていません。これはかなり損をしています。

HPや求人情報にも「土日や祝日も対応」と記載することで、応募者の熱意が熱いうちに日程調整まで行えるので、常に応募に対応できるようにしましょう。

採用活動を最適化する日程調整の方法④こまめにコミュニケーションをとる

最後は応募者とこまめにコミュニケーションをとることです。
応募者にとって応募した企業は人間味がなく、ほとんど情報がありません。

そんな応募者にこまめにコミュニケーションをとることで不安は少しずつなくなり、システマチックだった対応に人間味という魅力が出てきます。いわば企業のブランディングといってもいいでしょう。

そんな人間味のある企業に入りたいと思う人は多いです。

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日程調整のポイントは？

求職者から応募があったら、すぐに連絡をしましょう。基本的には、手間はかかりますがこまめなコミュニケーションを心がけましょう。求職者も複数同時進行で就職活動をしているため、忙しくて連絡がおろそかになることもあるかもしれません。

採用時の日程調整を効率化するおすすめツール

ここまで応募後の日程調整までのポイントを解説しましたが、当然全てのことを業務として行うと手が回らなくなってしまいます。

ですので、採用活動を効率化するためにITツールを上手く活用しましょう。
ここではおすすめの日程調整ツールを紹介します。

waaq Link

waaq Linkはハイスペックな機能を備えている日程調整ツールです。
ビジネスシーンで面倒な日程調整をこれひとつで効率化することができ、企業の大小を問わず社外の方との日程調整まで可能です。

ツール内に登録されているアドレス帳から、日程調整をしたいメンバーを選んで調整を行い、メールもツールのシステム内から送信できます。
メール内にボタンを設置できるので、その場で候補日から選んでもらうことができます。

Jicoo

Jicooは、ジクー株式会社が提供する日程調整ツールです。
Google、Office365カレンダーと連携し、候補日程を自動で抽出することができ、採用・営業・カスタマーサポートなどの業種で幅広く利用することが可能です。

さらにSlack連携で日程を自動で通知でき、GAと連携することで日程調整ページのデータ分析もできます。
また日程調整後のミーティングにも利用でき、開始時にはドキュメントの作成、管理を行えます。

調整アポ

調整アポはスケジュール調整に必要な作業を自動化できる日程調整ツールです。
相手に予約ページのURLを送付し、相手が都合の良い日程を選択するだけで調整が完了します。

スケジュール調整に必要なメッセージのやり取りなど、作業時間が大幅に短縮できるのが魅力であり、カレンダーやチャットツールなど多くの機能と連携ができるので、予定調整作業を一元管理できます。

まとめ：日程調整の最適化で採用活動を改善

ここまで採用活動において日程調整は非常に重要で、注力すべき理由と方法を解説しました。

ですが、いかに採用への理解を深めても、上手く日程調整ツールを活用しても物理的に工数が足りなければ対応することは不可能です。